V
_Vadim_
Powerseller
Статья ниже написана не мною.
"Деловая корреспонденция" или "Как не выглядеть дураком, в глазах иностранных деловых партнеров."
Каждому более менее продвинутому продавцу в определенный момент его работы приходится вести так называемую деловую переписку с иностранными компаниями, фирмами, и т. д., а задумывались ли вы как много значит внешний вид вашего письма и его форма? Как написать письмо так, что бы человек с которым вы переписываетесь составил о вас мнение как о деловом, знающем свое дело, солидном бизнесмене или солидной фирме, даже если на самом деле вы Вася из города Урюпинска. Именно что бы вы не попали впросак и в письме в банк не приписали где нибудь Hello. How a u?, я решил написать эту статью в которой хочу немного рассказать о форматах деловых писем в европе и сша. Значительная часть статьи представляет собой перевод одной из глав учебника, одного из английских университетов, так же я добавил свои замечания и наблюдения,основанные на жизненом опыте. Если статья придется кстати, и понравится вам, тогда я могу написать еще одну в которой рассмотрю эти вопросы более подробно, а так же могу добавить информацию о специфичной переписке, например о банковской. Прошу заметить что здесь, как и в любом деле есть свои ньюансы и все написаное мной не является истиной в высшей интсанции, но так, или иначе, если вы будете следовать рекомендациям в этой статье, то ваше письмо поймут и, самое главное!, оценят во всем деловом мире.
Итак приступим.
Существует много различных форм написания деловых писем, тут я приведу самую стандартную, ту, которая встречается повсеместно.
Внешний вид письма
____
|
Заголовок | THE BANK OF NEW YORK
|
|
Указание на ссылку / дата |Ref: 615/21 1st October 2002
|
|
Наименование и адрес получателя |The National Bank Limited
|PO Box 34
|13 Church Street
|London EC3 3AE
|
|
|
Указание фамилии должностного |Attention: Mr John Jones
лица к которому относится письмо |
|
Вступительное обращение |Dear Mr Jones
|
|
Указание на общее содержание письма |Re: P/O no.
|
|
Основной текст письма |Thank you for your letter of 19th September.
|......
|We looking forward to hearing from you favourebly.
|
|
Заключительная формула вежливости |Yours sincerely
|
|
Подпись |W.Jonhson
|Manager
|
Указание на приложения |Encl.:
__
Теперь подробно о каждой части письма.
1. Заголовок
Если вы пишете электронное письмо то, тут особо говорить не о чем, все просто : в заголовке вашего письма помещаете любую информацию о вашей фирме, образовании, это может быть просто название, можете добавить телефон, адрес, номер факса, часто в заголовок помещают кроме названия еще и торговую марку(но нас это как раз мало интересует, хотя кто знает, может быть и это пригодится).
Если же вам нужно написать письмо на бумаге, то позаботесь чтобы заголовок выглядел так, как будто он придуман специально для написания подобных писем и будто вы используете бумагу с уже напечатаным заголовоком, это поднимет ваш вес в глазах получателя письма во много раз.
2. Указание на ссылку
Что такое указание на ссылку ? Это пустая формальность, которая встречается в деловой переписке фирм всегда, не видел еще делового письма без нее, видимо может использоваться для документирования переписки и легко поиска отправителя, не уверен.
Я встречал две формы записи :
1) Указывает на того от чего имени написано письмо и на того кто письмо непосредственно писал, в этом случае она имеет вид
Ref: DS/MR
где DS инициалы первого, т е например DS - Donald Simpson
а MR инициалы наборщика письма(например Mary Rodgers)
2) вторая форма записи Ref: 120/23
цифры тут могут означать что угодно но обычно все таки первая обозначает номер письма, а вторая, как правило, номер отдела фирмы.
Резюмируя - сюда можно писать что угодно главное выбирайте один из двух форматов, точно не промахнетесь
3. Дата
Здесь тоже ничего сложного. Главное помните что дада всегда распологается в одной строке с "Ref:" в противоположной(правой) части листа.
Даты записываются в нескольких форматах
1st October, 2002
1st October 2002
1 October 2002
1 Oct. 2002
помните что название месяца всегда пишется с большой буквы, первая форма с запятой используется достаточно редко, как и сокращение в названии месяца, наиболее распространена вторая. Все же если вы пишете месяц с сокращением, я на всякий случай приведу принятые сокращения месяцов в английском языке(мало ли, может кто то не знает )
Jan., Feb., Apr., Jul., Aug., Sept., Oct., Nov., Dec. Помните что названия месяцов март(March) и июнь (June) не сокращаются НИКОГДА.
Американцы записывают дату слегка по другому, обычно они используют следующую запись:
October 1,2002
В англии так же принимают эту форму записи, но вот чего англичане не любят и к чему относятся недоброжелательно, и что к сожалению получает все большее распространиние в штатах, так это следующий формат записи даты:
09.01.2002
и что характерно первые две цифры часто меняют местами, зачастую бывает не понятно где месяц, а где число, мой совет - не используйте данную форму записи.
В компьютерной деловой пириписке по стандарту ISO рекомендуется писать дату в числовом формате в виде 2002-09-01(год месяц и число).
Никогда не относитесь спустя рукава к написанию даты, поверьте моему опыту, на это обращают внимание, просто выберете для себя один формат и используйте его всегда, со временем станете использовать его уже не задумываясь, автоматически.
4. Наименование и адрес получателя
Данный раздел обычно помешается на 2 или три строки ниже "Ref:". в общем то формат записи адреса всегда практически такой как указан в образце письма, так же иногда добавляют перед адресом имя главы фирмы и его должность, если хотите сделать это, то до адреса припишете две строчки
Имя
Должность
тогда запись адреса будет выглядеть примерно так
Mr A. Smith
Manager
The National Bank Limited
PO Box 34
13 Church Street
London EC3 3AE
Пару слов о сокращениях Mr. и Mrs., в деловой переписке не принято ставить точки после этих сокращений, т е писать нужно Mr Mrs, без точек, это относится ко всем разделам письма.
Еще один небольшой ньюанс, если вы пишите письмо на женское имя и не знает замужем она или нет, тогда следует использовать сокращение Ms перед ее именем.
5. Указание фамилии должностного лица к которому относится письмо
Если письмо отправляется в фирму какому то определнному лицу то добавляется эта строчка, иначе она попросту отсутсвует.
Данный раздел может выглядеть по разному, и вообще то четкого формата его записи не существует, но я посоветую использовать один из ниже следующих:
Attention: Mr John Jones
For the attention of Mr John Jones
Care of Mr John Jones
C/O Mr John Jones
6. Вступительное обращение
Этикет любят они это, иностранцы, советую быть тут внимательным и не допустить досадного промаха, есть несколько ньюансов о которых я расскажу.
Есть много разных случаев когда вы пишете письмо, например вы пишите его в первый раз в фирму и не знаете человека с которым будете общаться, пишете просто в фирму, абстрактному лицу, или не знаете пола человека котрому адресуете письмо, для каждого из этих случаев существует своя форма записи вступительного обращения:
Dear Sir, если вы не знаете имя человека
Dear Sirs, если вы пишете просто в фирму
Dear Sir/Madam в случае если не знаете пола человека, которому адресуете письмо
Dear Madam если знаете о человеке которому пишете, только то что она женщина, вам не известно ни ее имя, ни ее семейное положение
Если вы точно знаете имя человека которому пишете письмо и его пол, то просто используйте в обращении его имя
Dear Mr Jones,
Dear Mrs Smith,
Dear Miss Roberts,
Прошу заметить, что запятая в вступительном обращении не является обязательной, используйте ее или нет по вашему желанию.
Если пишете письмо в американскую фирму заменяйте Sir на Gentlemen, при этом Dear нужно опустить, Sirs заменять не обязательно, но Dear должно присутствовать.
7. Указание на общее содержание письма
Общие рекомендации таковы : в одном деловом письме может быть только одна тема, темы может не быть вообще, но ее наличие приветсвуется, перед записью темы вставляйте одно из двух определений, которая выделяет ее
Re:
Subject:
В последнее время стали встречаться письма в которых тема присутствует, но при этом никак не выделяется ни одним из определений, в этом случае она просто располагается на пару строк ниже вступительного обращения.
8. Основной текст письма
Здесь можно говорить долго и много и при этом не сказать и малой части, в любом случае писать хорошие деловые письма эnо искусcтво, успехов в котором можно достигнуть, либо путем частой практики, либо от человека который хорошо умеет делать это, не поленитесь почитать деловую переписку, если у вас есть такая возможность.
Сначала я приведу общие рекомендации, которые дает английский учебник, а потом добавлю кое что от себя
Данное издание составляет такой план основного текста письма, каждому из пунктов оно советует отводить отдельный абзац
1. Вводное слово
2. Инструкции / просьбы / необходимая информация
3. Информацию о приложениях к письму
4. Благодарности
Первый абзац очень важен, так как он задает тон всего письма, и именно с него читатель письма составляет свое первоночальное суждение о вас, там содержится общее описание темы и, может быть, ссылки на предыдущие письма.
Во втором абзаце находится именно то, ради чего вы пишете письмо, т. е. оно может содержать просьбу которую вы адресуете получателю письма, ответ на его предыдущие вопросы, запрашиваемую информацию.
Последние два абзаца менее важны, третий вообще встречается не всегда, только если к письму приложены какие то документы или акты, которые требуют пояснения в теле письма.
Теперь добавлю немного от себя.
Во первых, никогда не перегибайте с благодарностями, благодарите только тогда когда это необходимо и не слишком рьяно, просто покажите, что вы вежливый человек, не более.
В деловое переписке не принято отступать на определенное количество пробелов в первой его строке, зато принято между абзацами пропускать одну две строки, оставляя их пустыми.
Если письмо помещается не на одной странице, а на нескольких, то в конце первой, второй, .... (не последней) в правом нижнем углу принято писать
P.T.O. - т. е. Please Turn Over
...Continued
.../2
В заключение к этому разделу несколько общих слов : следите что бы все в вашем письме было логично, предложения были логически связаны, что бы присутствовала только необходимая информация, не было ее переизбытка, и если вы пишете в серьезную фирму, то конечно хороший, граммотный английский ОБЯЗАТЕЛЕН.
9. Заключительная формула вежливости
Снова этикет
в принципе здесь можете использовать любое слово сочетание, которое вам нравится, принимая внимание, конечно, на сколько вы близки с переписчиком. Я же приведу наиболее распространненые формы и случаи когда они встречаются
Dear Sir |
Dear Sirs | Yours faithfully
Dear Madam |
Dear Mr Jones |
Dear Mrs Smith, | Yours sincerely / Sincerely yours / With all best wishes
Dear Miss Roberts |
Для штатов:
Gentlemen |
Dear Sirs |
Dear Mr Jones | Yours truly / Very truly yours / Cordially yours / Sincerely yours
Dear Mrs Smith |
Dear Miss Roberts |
После выбраной вами надписи, не ставьте НИКАКИХ знаков препинания
10. Подпись
Располагается обычно на пару строк ниже заключительной формулы вежливости или отделяется от нее строкой "---------"
Формат записи чаще всего
Имя
Должность
встречается что пишут и название отдела ниже должности, бывает так что не пишут имя, а пишут просто должность и название отдела.
11. Указание на приложения
Если к вашему письму приложены какие то документы, то в самом конце письма принято делать их опись. Кроме Encl. пишут и enc. и encl.
Выглядет это все примерно так :
Enc.:
Bill of Exchange(1 copy)
Certificate of origin(1 copy)
Вот в общем то и все что я хотел описать в статье, написание заняло несколько часов, и честно говоря написание ее изрядно меня утомило, но если будут благожелательные отклики, то я продолжу, если вас интересуют еще какие особенности переписки, или какая то специфичная переписка, пишите я опишу подробно, по крайней мере то что знаю сам. Надеюсь что статья поможет хоть кому-нибудь и 3 часа потраченые на ее написание, пропадут не просто так.
P.S прошу извинения за грамматические или пунктуационные ошибки, тафталогию, какие то логические нестыковки, к сожалению под рукой нет хоршего редактора, а сам утомился настолько, что проверять не хочется
И для вежливости, и чтобы не терять деловую хватку:
Yours faithfully
----------------
Blackdog (с) 2003
"Деловая корреспонденция" или "Как не выглядеть дураком, в глазах иностранных деловых партнеров."
Каждому более менее продвинутому продавцу в определенный момент его работы приходится вести так называемую деловую переписку с иностранными компаниями, фирмами, и т. д., а задумывались ли вы как много значит внешний вид вашего письма и его форма? Как написать письмо так, что бы человек с которым вы переписываетесь составил о вас мнение как о деловом, знающем свое дело, солидном бизнесмене или солидной фирме, даже если на самом деле вы Вася из города Урюпинска. Именно что бы вы не попали впросак и в письме в банк не приписали где нибудь Hello. How a u?, я решил написать эту статью в которой хочу немного рассказать о форматах деловых писем в европе и сша. Значительная часть статьи представляет собой перевод одной из глав учебника, одного из английских университетов, так же я добавил свои замечания и наблюдения,основанные на жизненом опыте. Если статья придется кстати, и понравится вам, тогда я могу написать еще одну в которой рассмотрю эти вопросы более подробно, а так же могу добавить информацию о специфичной переписке, например о банковской. Прошу заметить что здесь, как и в любом деле есть свои ньюансы и все написаное мной не является истиной в высшей интсанции, но так, или иначе, если вы будете следовать рекомендациям в этой статье, то ваше письмо поймут и, самое главное!, оценят во всем деловом мире.
Итак приступим.
Существует много различных форм написания деловых писем, тут я приведу самую стандартную, ту, которая встречается повсеместно.
Внешний вид письма
____
|
Заголовок | THE BANK OF NEW YORK
|
|
Указание на ссылку / дата |Ref: 615/21 1st October 2002
|
|
Наименование и адрес получателя |The National Bank Limited
|PO Box 34
|13 Church Street
|London EC3 3AE
|
|
|
Указание фамилии должностного |Attention: Mr John Jones
лица к которому относится письмо |
|
Вступительное обращение |Dear Mr Jones
|
|
Указание на общее содержание письма |Re: P/O no.
|
|
Основной текст письма |Thank you for your letter of 19th September.
|......
|We looking forward to hearing from you favourebly.
|
|
Заключительная формула вежливости |Yours sincerely
|
|
Подпись |W.Jonhson
|Manager
|
Указание на приложения |Encl.:
__
Теперь подробно о каждой части письма.
1. Заголовок
Если вы пишете электронное письмо то, тут особо говорить не о чем, все просто : в заголовке вашего письма помещаете любую информацию о вашей фирме, образовании, это может быть просто название, можете добавить телефон, адрес, номер факса, часто в заголовок помещают кроме названия еще и торговую марку(но нас это как раз мало интересует, хотя кто знает, может быть и это пригодится).
Если же вам нужно написать письмо на бумаге, то позаботесь чтобы заголовок выглядел так, как будто он придуман специально для написания подобных писем и будто вы используете бумагу с уже напечатаным заголовоком, это поднимет ваш вес в глазах получателя письма во много раз.
2. Указание на ссылку
Что такое указание на ссылку ? Это пустая формальность, которая встречается в деловой переписке фирм всегда, не видел еще делового письма без нее, видимо может использоваться для документирования переписки и легко поиска отправителя, не уверен.
Я встречал две формы записи :
1) Указывает на того от чего имени написано письмо и на того кто письмо непосредственно писал, в этом случае она имеет вид
Ref: DS/MR
где DS инициалы первого, т е например DS - Donald Simpson
а MR инициалы наборщика письма(например Mary Rodgers)
2) вторая форма записи Ref: 120/23
цифры тут могут означать что угодно но обычно все таки первая обозначает номер письма, а вторая, как правило, номер отдела фирмы.
Резюмируя - сюда можно писать что угодно главное выбирайте один из двух форматов, точно не промахнетесь
3. Дата
Здесь тоже ничего сложного. Главное помните что дада всегда распологается в одной строке с "Ref:" в противоположной(правой) части листа.
Даты записываются в нескольких форматах
1st October, 2002
1st October 2002
1 October 2002
1 Oct. 2002
помните что название месяца всегда пишется с большой буквы, первая форма с запятой используется достаточно редко, как и сокращение в названии месяца, наиболее распространена вторая. Все же если вы пишете месяц с сокращением, я на всякий случай приведу принятые сокращения месяцов в английском языке(мало ли, может кто то не знает )
Jan., Feb., Apr., Jul., Aug., Sept., Oct., Nov., Dec. Помните что названия месяцов март(March) и июнь (June) не сокращаются НИКОГДА.
Американцы записывают дату слегка по другому, обычно они используют следующую запись:
October 1,2002
В англии так же принимают эту форму записи, но вот чего англичане не любят и к чему относятся недоброжелательно, и что к сожалению получает все большее распространиние в штатах, так это следующий формат записи даты:
09.01.2002
и что характерно первые две цифры часто меняют местами, зачастую бывает не понятно где месяц, а где число, мой совет - не используйте данную форму записи.
В компьютерной деловой пириписке по стандарту ISO рекомендуется писать дату в числовом формате в виде 2002-09-01(год месяц и число).
Никогда не относитесь спустя рукава к написанию даты, поверьте моему опыту, на это обращают внимание, просто выберете для себя один формат и используйте его всегда, со временем станете использовать его уже не задумываясь, автоматически.
4. Наименование и адрес получателя
Данный раздел обычно помешается на 2 или три строки ниже "Ref:". в общем то формат записи адреса всегда практически такой как указан в образце письма, так же иногда добавляют перед адресом имя главы фирмы и его должность, если хотите сделать это, то до адреса припишете две строчки
Имя
Должность
тогда запись адреса будет выглядеть примерно так
Mr A. Smith
Manager
The National Bank Limited
PO Box 34
13 Church Street
London EC3 3AE
Пару слов о сокращениях Mr. и Mrs., в деловой переписке не принято ставить точки после этих сокращений, т е писать нужно Mr Mrs, без точек, это относится ко всем разделам письма.
Еще один небольшой ньюанс, если вы пишите письмо на женское имя и не знает замужем она или нет, тогда следует использовать сокращение Ms перед ее именем.
5. Указание фамилии должностного лица к которому относится письмо
Если письмо отправляется в фирму какому то определнному лицу то добавляется эта строчка, иначе она попросту отсутсвует.
Данный раздел может выглядеть по разному, и вообще то четкого формата его записи не существует, но я посоветую использовать один из ниже следующих:
Attention: Mr John Jones
For the attention of Mr John Jones
Care of Mr John Jones
C/O Mr John Jones
6. Вступительное обращение
Этикет любят они это, иностранцы, советую быть тут внимательным и не допустить досадного промаха, есть несколько ньюансов о которых я расскажу.
Есть много разных случаев когда вы пишете письмо, например вы пишите его в первый раз в фирму и не знаете человека с которым будете общаться, пишете просто в фирму, абстрактному лицу, или не знаете пола человека котрому адресуете письмо, для каждого из этих случаев существует своя форма записи вступительного обращения:
Dear Sir, если вы не знаете имя человека
Dear Sirs, если вы пишете просто в фирму
Dear Sir/Madam в случае если не знаете пола человека, которому адресуете письмо
Dear Madam если знаете о человеке которому пишете, только то что она женщина, вам не известно ни ее имя, ни ее семейное положение
Если вы точно знаете имя человека которому пишете письмо и его пол, то просто используйте в обращении его имя
Dear Mr Jones,
Dear Mrs Smith,
Dear Miss Roberts,
Прошу заметить, что запятая в вступительном обращении не является обязательной, используйте ее или нет по вашему желанию.
Если пишете письмо в американскую фирму заменяйте Sir на Gentlemen, при этом Dear нужно опустить, Sirs заменять не обязательно, но Dear должно присутствовать.
7. Указание на общее содержание письма
Общие рекомендации таковы : в одном деловом письме может быть только одна тема, темы может не быть вообще, но ее наличие приветсвуется, перед записью темы вставляйте одно из двух определений, которая выделяет ее
Re:
Subject:
В последнее время стали встречаться письма в которых тема присутствует, но при этом никак не выделяется ни одним из определений, в этом случае она просто располагается на пару строк ниже вступительного обращения.
8. Основной текст письма
Здесь можно говорить долго и много и при этом не сказать и малой части, в любом случае писать хорошие деловые письма эnо искусcтво, успехов в котором можно достигнуть, либо путем частой практики, либо от человека который хорошо умеет делать это, не поленитесь почитать деловую переписку, если у вас есть такая возможность.
Сначала я приведу общие рекомендации, которые дает английский учебник, а потом добавлю кое что от себя
Данное издание составляет такой план основного текста письма, каждому из пунктов оно советует отводить отдельный абзац
1. Вводное слово
2. Инструкции / просьбы / необходимая информация
3. Информацию о приложениях к письму
4. Благодарности
Первый абзац очень важен, так как он задает тон всего письма, и именно с него читатель письма составляет свое первоночальное суждение о вас, там содержится общее описание темы и, может быть, ссылки на предыдущие письма.
Во втором абзаце находится именно то, ради чего вы пишете письмо, т. е. оно может содержать просьбу которую вы адресуете получателю письма, ответ на его предыдущие вопросы, запрашиваемую информацию.
Последние два абзаца менее важны, третий вообще встречается не всегда, только если к письму приложены какие то документы или акты, которые требуют пояснения в теле письма.
Теперь добавлю немного от себя.
Во первых, никогда не перегибайте с благодарностями, благодарите только тогда когда это необходимо и не слишком рьяно, просто покажите, что вы вежливый человек, не более.
В деловое переписке не принято отступать на определенное количество пробелов в первой его строке, зато принято между абзацами пропускать одну две строки, оставляя их пустыми.
Если письмо помещается не на одной странице, а на нескольких, то в конце первой, второй, .... (не последней) в правом нижнем углу принято писать
P.T.O. - т. е. Please Turn Over
...Continued
.../2
В заключение к этому разделу несколько общих слов : следите что бы все в вашем письме было логично, предложения были логически связаны, что бы присутствовала только необходимая информация, не было ее переизбытка, и если вы пишете в серьезную фирму, то конечно хороший, граммотный английский ОБЯЗАТЕЛЕН.
9. Заключительная формула вежливости
Снова этикет
в принципе здесь можете использовать любое слово сочетание, которое вам нравится, принимая внимание, конечно, на сколько вы близки с переписчиком. Я же приведу наиболее распространненые формы и случаи когда они встречаются
Dear Sir |
Dear Sirs | Yours faithfully
Dear Madam |
Dear Mr Jones |
Dear Mrs Smith, | Yours sincerely / Sincerely yours / With all best wishes
Dear Miss Roberts |
Для штатов:
Gentlemen |
Dear Sirs |
Dear Mr Jones | Yours truly / Very truly yours / Cordially yours / Sincerely yours
Dear Mrs Smith |
Dear Miss Roberts |
После выбраной вами надписи, не ставьте НИКАКИХ знаков препинания
10. Подпись
Располагается обычно на пару строк ниже заключительной формулы вежливости или отделяется от нее строкой "---------"
Формат записи чаще всего
Имя
Должность
встречается что пишут и название отдела ниже должности, бывает так что не пишут имя, а пишут просто должность и название отдела.
11. Указание на приложения
Если к вашему письму приложены какие то документы, то в самом конце письма принято делать их опись. Кроме Encl. пишут и enc. и encl.
Выглядет это все примерно так :
Enc.:
Bill of Exchange(1 copy)
Certificate of origin(1 copy)
Вот в общем то и все что я хотел описать в статье, написание заняло несколько часов, и честно говоря написание ее изрядно меня утомило, но если будут благожелательные отклики, то я продолжу, если вас интересуют еще какие особенности переписки, или какая то специфичная переписка, пишите я опишу подробно, по крайней мере то что знаю сам. Надеюсь что статья поможет хоть кому-нибудь и 3 часа потраченые на ее написание, пропадут не просто так.
P.S прошу извинения за грамматические или пунктуационные ошибки, тафталогию, какие то логические нестыковки, к сожалению под рукой нет хоршего редактора, а сам утомился настолько, что проверять не хочется
И для вежливости, и чтобы не терять деловую хватку:
Yours faithfully
----------------
Blackdog (с) 2003
